Keine Sorge, ich werde Ihnen keine neuen Meeting Regeln zur Verbesserung der Meeting Kultur vorschlagen. Davon gibt es ohnehin schon genug, und im Grunde wissen wir genau, was es braucht, damit ein Meeting effizient abläuft. Die Frage ist vielmehr, warum wir es oft trotzdem nicht tun. Kratzen wir mit Meeting Regeln nur an der Oberfläche und versuchen "Symptome" zu beheben? Werfen wir einen Blick auf ein durchschnittliches Meeting in den meisten Unternehmen. Welche Muster sind erkennbar und was sagen sie aus? Denn wenn wir diese Muster erkennen, sind wir den Ursachen viel näher und verstehen besser, warum Meetings oft so „komisch“ ablaufen.
Der Klassiker: zu spät kommen
Auf den ersten Blick haben wir gute Gründe, warum wir nicht pünktlich sind: die Bahn hatte Verspätung, der Hamster musste zum Tierarzt, das andere Meeting hat länger gedauert, der neue Mitarbeiter hatte noch eine Frage - die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Und klar, das kann vorkommen. Wenn es allerdings zur Regel wird, lohnt es sich genauer hinzuschauen. Entdecken wir dabei Themen, die wir ändern können? Vielleicht sind wir innerlich im Widerstand gegen das Meeting und haben dafür gute Gründe: die Erinnerung an das letzte Mal, die schlechte Stimmung, das Gefühl, ohnehin nicht gehört und ernst genommen zu werden, nicht wertgeschätzt zu werden, die Angst etwas Falsches zu sagen oder bei einem Thema die Erwartungen der anderen nicht erfüllen zu können. Die Liste kann lang sein, dennoch: wenn zu spät kommen in Ihrer Organisation „ganz normal ist“, dann lohnt es sich, sich für die Gründe zu interessieren anstatt noch mehr auf Pünktlichkeit zu pochen und noch straffere Regeln zu machen.
Der Dauerbrenner: anwesend, aber nicht präsent
Wir sind körperlich zwar anwesend und gleichzeitig in Gedanken abwesend. Auf den ersten Blick bemerkt man das meist nicht. Weder die anderen noch man selbst. Unsere Gedanken schweifen ab, es fällt uns schwer, bei einer Sache zu bleiben. Wir sind nur mit einem Ohr bei unserem Gegenüber – obwohl wir zwei haben. Irgendwie sind wir ständig „on“, beantworten sogar E-Mails während des Meetings. So kriegen wir immer nur Sequenzen mit von dem, was gerade läuft. Hinterher wissen wir oft nicht, was „Sache ist“. Zu viel Ablenkung rundherum.
Wenn es aber darum geht, einen Beitrag in einem Meeting zu leisten, dann braucht es uns mit allem was uns ausmacht. Mit unserem Wissen, unserer Aufmerksamkeit, unseren Ideen, unserer Empathie, unserem Wohlwollen, andere zu unterstützen. Es ist normal, dass unsere Gedanken auch abschweifen, umso wichtiger ist es zu üben, seine Aufmerksamkeit immer wieder zu fokussieren. Das ist nicht damit getan, indem Regeln aufgestellt werden, dass Handys und Laptops aus dem Raum verbannt werden (was natürlich auch wichtig ist), da geht es konkret darum, wie wir wieder lernen können zuzuhören, uns auf eine Sache zu fokussieren. Dazu braucht es kontinuierliche Übung und auch etwas Platz dafür in einem Meeting, z.B. für’s Ankommen und Einstimmen auf das, was Sie vorhaben. Und wer übt, im Meeting aufmerksam und präsent zu sein, der wird das auch außerhalb des Meetings praktizieren.
Der Evergreen: endlose Diskussionen ohne Lösungspotenzial
Wenn Sie diese endlosen, oft als sinnlos empfundenen Meetings kennen, dann wissen Sie auch, wie ermüdend das sein kann. Danach gleich direkt ein Kaffee, sonst kippt man um. Und beim Kaffeetratsch sind wir uns dann auch einig, dass es halt schon wieder eines von den sinnlosen Meetings war. Jammern verbindet irgendwie auch.
Was können Ursachen dafür sein? Ist es vielleicht in Ihrem Unternehmen sehr wichtig, sich durchzusetzen, „gescheit“ sein zu müssen, seine Expertise zu zeigen? Muss man darum kämpfen, gesehen und gehört zu werden? Wenn das der Fall ist, dann geht in Meetings auch um „Schlagabtausch“. Dann ist plötzlich Konkurrenz da, auch wenn wir uns sonst ganz gut verstehen. Ein Austausch auf Augenhöhe, in dem Fragen gestellt werden, man sich für die Ideen der anderen interessiert ist unter solchen Umständen schwer möglich. Das Thema dreht sich im Kreis, Lösungen sind in weiter Ferne. Entscheidungen meist auch.
Ein anderer Aspekt: endlose Diskussionen können auch eine Form von Widerstand sein, ein oft unbewusstes Verzögern, Verlangsamen von Veränderungsprozessen. Und wenn wir dann anfangen, uns für den Widerstand zu interessieren, dann sind wir plötzlich der Lösung näher und es wird spannend. Denn Widerstand hat meist eine wichtige Funktion: es kann etwas wesentliches fehlen, z.B. eine Information oder ein klareres Bild von dem was erreicht werden soll. Oder es wurde etwas übersehen. Solange das nicht geklärt, ausgesprochen und gehört ist, wird es auch nicht voran gehen. Da kann schon die einfache Frage: „was brauchst du, um mitgehen zu können“, einen kleinen Schritt weiterbringen.
Veränderungen können ohnehin nicht verordnet werden, da braucht es das „Mitgehen“ der Menschen.
Eine gute Übung für einen Start ins Meeting kann sein, die ersten 15 Minuten zu nutzen, um alle Teilnehmenden einzuladen für sich Notizen zu machen: „Was ist mir heute wirklich wichtig im Meeting, was möchte ich beitragen“ und das reihum auszutauschen, ohne gleich zu bewerten und zu diskutieren.
Der Elefant im Raum: es liegt Spannung in der Luft
Richten Sie in einem Meeting einmal die Aufmerksamkeit auf das Miteinander, was fällt Ihnen auf? Sind die Menschen angespannt, nervös, zögern sie, wesentliche Themen offen anzusprechen? Kann jemand ohne Angst sagen, „das habe ich noch nicht geschafft“, „da brauche ich Unterstützung“, „das ist mir total danebengegangen, da habe ich einen Fehler gemacht, kann mir jemand helfen?“ ohne dass man sich dafür schämen muss oder am Abstellgleis landet? Erleben Sie das sogenannte „finger-pointing“ - Schuldzuweisungen für etwas, das noch nicht gelungen ist, wobei die Schuld klarerweise immer bei den anderen liegt? Wird herzlich miteinander gelacht oder klingt das Lachen eher sarkastisch, vielleicht sogar eine Spur „erleichtert“, weil man nicht selbst im Rampenlicht steht? Kann in ihren Meetings eine „komische“ Stimmung ruhig angesprochen werden?
Ganz klar: Nicht jede Spannung kann gleich gelöst werden. Aber es lohnt sich auf jeden Fall, das Stimmungsbarometer in Meetings im Blick zu behalten und Zeit für das Miteinander zu investieren, in der drauf geschaut wird: „was läuft gut in der Zusammenarbeit“, „wo braucht es noch etwas“ und „was sollte geklärt werden“.
Nutzen Sie also den Blick auf den Mikrokosmos Meeting um über die Kultur Ihrer Organisation zu lernen und sie weiterentwickeln zu können. Wenn wir Zeit in das Miteinander, in das „wie“, und nicht nur in das „was“ investieren – dann können auch Meetings zu sinnvollen Begegnungen werden.